8 разумных стратегий управления временем для более продуктивной работы

Стратегии тайм-менеджмента позволяют вам справляться с работой, которую вы должны выполнить, в пределах отведенного времени.

Работаете ли вы менеджером проекта, являетесь ли вы предпринимателем или генеральным директором крупной компании, у вас есть разное количество задач для работы на каждой итерации. Вам также необходимо планировать, управлять и отслеживать работу вашей команды.
Вы хотите проводить встречи, оценки и планирование, общаться с клиентами и вашей командой, отчитываться перед руководством в течение рабочего дня с 8 до 5, но это кажется чем-то невозможным?

При плохом планировании и управлении временем может быть сложно уложить все в сжатые сроки.

Тайм-менеджмент – это то, как мы используем время, которым располагаем, для достижения наших целей или для эффективного выполнения задач, которые мы должны выполнить.
Вот краткое объяснение управления временем:

Управление временем – это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, особенно для повышения эффективности, результативности или продуктивности.

Планируйте работу

Одно исследование, показало, что точное знание того, чего вы хотите достичь в определенные сроки, уже позволяет вам добиться успеха. Между правильным планированием и успехом любого проекта существует значительная корреляция. Проект и его экономическая эффективность являются ключевыми факторами успеха проекта. Это означает, что правильное планирование увеличивает шансы на успех проекта, а также его рентабельность. Планирование повседневных задач может быть таким же простым, как составление списка дел, включающего срочные, трудоемкие и очень важные задачи.

Расставьте приоритеты в своей работе

Иногда ваш список дел может показаться недостижимым. Лучший способ сделать его более управляемым – разбить его на более мелкие части. Расстановка приоритетов в работе поможет вам организовать задачи в зависимости от их срочности, важности и усилий, необходимых для их выполнения. Отделите важные задачи от срочных с помощью инструмента повышения производительности. Матрица Эйзенхауэра – пример надежного инструмента повышения производительности, который вы можете использовать для организации своих задач. Он разделяет их на четыре группы.

  • Важные и срочные: задачи, которые вы должны выполнить в первую очередь.
  • Важные, но не срочные: это задачи, которые вы можете запланировать выполнить позже.
  • Не важные, но срочные: рассмотрите возможность делегирования этих задач.
  • Неважные и несрочные: выполните эти задачи позже.

Используйте надежное программное обеспечение для управления временем

Отслеживайте каждую минуту, которую вы проводите на работе, с помощью программного обеспечения для управления временем. Для начала программа устанавливает оценки времени, а затем отслеживает и ведет учет количества времени, которое вы тратите на каждую задачу. Например, если вы занимаетесь проектом, вы можете спроецировать время, необходимое для выполнения каждой задачи, и установить его в программе, чтобы отслеживать и эффективно использовать свое время.

Избавьтесь от отвлекающих факторов

Вам нужно избавиться от отвлекающих факторов, чтобы выполнять больше задач из своего списка дел и повысить свою продуктивность. Отвлекающие факторы, которые вам необходимо устранить, могут быть вызваны звонками, электронной почтой, коллегами, социальными сетями или светской беседой. Может возникнуть соблазн время от времени заходить в социальные сети, проверять почтовый ящик каждые несколько минут или побеседовать с коллегами. Но нравится вам это или нет, но это вредит вашей производительности. Вот несколько дополнительных советов, которые помогут свести к минимуму отвлекающие факторы:

  • Установите определенное время для проверки своего почтового ящика, чтобы не пропустить важное письмо.
  • Ограничьте случайные разговоры с коллегами перерывом на кофе и обеденный перерыв.
  • Переведите телефон в беззвучный режим и держите его вне поля зрения, чтобы не проверять его время от времени.

Забудьте про многозадачность

Хотя некоторые люди хвалят многозадачность, многочисленные исследования показали, что это неэффективно. Одно исследование показало, что только 2 процента людей могут эффективно решать слишком много задач одновременно. Для остальных (98%) многозадачность – это пустая трата времени и убийца производительности. Вместо того чтобы разделять свое внимание на несколько вещей, разумно сконцентрироваться исключительно на одной вещи и преуспеть в этом.

Делегируйте часть задач

Слишком много задач, которые вы не можете выполнить, часто приводит к стрессу и выгоранию. Делегирование задач другим членам команды в зависимости от их навыков и способностей на самом деле является эффективным способом выполнить больше работы. Это также освобождает ваше время и заставляет членов вашей команды чувствовать себя важной частью компании.
Передача повторяющихся и сложных задач партнерам по аутсорсингу – еще один эффективный способ сэкономить время и деньги. Например, если вы выходите на новый зарубежный рынок, передача ваших кадровых ресурсов и начисления заработной платы лучшим службам может помочь вашему бизнесу добиться успеха на этом конкретном рынке в короткие сроки.

Просыпайтесь рано – продлите свой день

Большинство успешных людей, как правило, рано просыпаются, поскольку это дает им достаточно времени, чтобы посидеть, подумать и придумать программу на день. Если вы начнете свой день рано, вы станете более расслабленным, креативным и сможете мыслить критически. Со временем уровень вашей энергии начинает снижаться, что вредит вашей мотивации, вниманию и общей производительности. Поэтому лучшее время для выполнения большего – утренние часы, когда ваша голова ясна.

Преодолейте промедление

Прокрастинация, возможно, является самым большим убийцей производительности. Это может привести к потере драгоценного времени и энергии. Это может негативно сказаться как на вашей профессиональной, так и на личной жизни. Преодоление прокрастинации – непростая задача для многих. Большинство людей склонны откладывать дела на потом, когда им скучно или они устали. Отличный способ не сбиться с пути в течение дня — заниматься небольшими забавными делами между более сложными задачами.

Внедрение этих умных стратегий тайм-менеджмента позволит вам эффективно планировать свой день и делать больше.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: